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AccessMicrosoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.Office Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992. Rápidamente, en mayo de 1993, se lanzó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación Access Basic.Para empezar, advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas pueden causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos Access ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.En Access 2007, se introdujo un nuevo formato de base de datos: ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y permiten el almacenamiento de múltiples valores en un campo.Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por Borland, con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva, eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS.Su nombre código fue Cirrus; el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic; Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BASIC debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre sí, estos proyectos fueron desarrollados por separado; sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó el nombre para su software de base de datos.
Arrancar y cerrar Access2003
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access2003.
Desde el botón Inicio  situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access2003 del escritorio  . |
Puedes iniciar Access2003 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.  |
Para cerrar Access2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar  Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
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Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. 
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La barra de título
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La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. |
La barra de menús
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La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el siguiente punto.Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultaneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt+A se abre la opción Archivo.
En Access2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas más información sobre los menús desplegables, haz clic aquí . Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos: |
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú ? (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft Access. |
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Opción con otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú ?, Bases de datos de ejemplo. |
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Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú ?, Detectar y reparar. |
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Las barras de herramientas
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Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar  , Abrir  , Imprimir  , etc. |
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. La barra que te hemos mostrado es la de base de datos, existen más barras de herramientas como por ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha de la pantalla), éstas son accesibles según la pantalla en la que estemos y las iremos viendo a lo largo del curso hasta incluso nos podemos definir nuestras propias barras.
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La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
♦•◘Crear una Base de Datos♦•◘
Para crear una nueva base de datos debemos: |
Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla. |
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Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo... |
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O bien hacer clic sobre el icono Nuevo  de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco. |
A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. 
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aquí
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Crear. |
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventana Base de datos:  Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas.
En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. En este momento no hay tablas creadas, cuando las haya éstas aparecerán en la parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear. ==Cerrar la base de Datos==
Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.Si queremos además cerrar la sesión de Access elegimos la opción salir o hacemos clic en el botón cerrar de la ventana de Access. |
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: |
Desde la barra de menús:Ir al menú Archivo. Elegir la opción Abrir... |
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Desde la barra de herramientas:
Hacer clic sobre el icono Abrir de la barra de herramientas. |
Desde el panel de tareas:
Tenemos un apartado Abrir un archivo donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron y la opción Más archivos...
Elegir la opción Más archivos... |
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En cualquiera de los tres casos anteriores aparecerá el cuadro de diálogo Abrir: 
Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente. |
 Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente.
Al final del menú desplegable de la opción Archivo de la barra de menús aparece una lista con los últimos documentos abiertos. También aparece esta lista en el panel de tareas como hemos comentado anteriormente.Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su nombre en la lista.El primer documento de la lista es el último que se abrió. Esta forma de abrir la base de datos suele ser la más utilizada ya que normalmente trabajamos siempre con la misma base de datos. |
♦•Crear una Tabla de Datos♦• |
Aparecerá la ventana Diseño de tabla: 
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En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.==Crear Tablas de Datos==
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla: 
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Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono  de la barra de herramientas. Para más información sobre el generador de campos. O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como explicaremos a continuación. |
 En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
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Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente. |
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos. Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla. |
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. Hacer clic sobre el icono Clave principal  de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono .Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo: .
Guardar una Tabla |
Para guardar una tabla, podemos: Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: |
Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
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Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. |
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos. |
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se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla: